A COVID-19 mudou completamente as nossas vidas. Apesar de ainda não enxergarmos o fim da pandemia, sua curva no Brasil vem se mantendo estável, os leitos médicos das maiores capitais do país estão sob controle e já podemos observar uma retomada de eventos.
Com isso, observamos uma gradual do setor de eventos, entre eles festas de Reveillon, drive-ins, experiências gastronômicas intimistas e eventos híbridos.
Felizmente, a retomada de eventos presenciais já começa a acontecer, mesmo que de forma tímida. Como tudo é muito novo, estamos em constante aprendizado sobre como agir nessa situação. É hora de experimentar, avaliar os resultados e aprender com a prática para tomar todas as medidas de segurança.
Para te ajudar nessa fase de retomada pós covid, preparamos este post com algumas dicas de ações e recomendações de segurança que temos visto sendo colocadas em prática com responsabilidade.
Avalie as mais adequadas para o seu evento e a realidade da sua cidade, e comece já o seu planejamento.
Prepare-se para a retomada dos eventos
Como falamos em uma das edições das nossas newsletters (que você pode ouvir na versão podcast), o foco deve ser a redução de danos. Ou seja, planejar suas produções de forma a garantir o máximo de segurança possível para os participantes e a sua equipe.
Munido desse pensamento, você precisa acompanhar as medidas e protocolos de segurança definidos pela sua cidade que devem ser aplicado. A Sympla preparou uma planilha com os protocolos específicos por região que pode te ajudar muito a planejar qualquer ação. Confira aqui.
Além de pensar nesses protocolos, vale a pena olhar com cuidado para o seu evento e seu público. Não há uma receita de bolo que pode ser aplicada a todos os contextos. Por isso, use diferentes ferramentas e alternativas que podem ser efetivas na sua produção.
Outro ponto importante, que já falamos um pouco quando começamos essa discussão, é o valor da comunicação e do treinamento. Tanto sua equipe, quanto seu público, devem estar preparados para viver uma experiência coletiva presencialmente, depois de tanto tempo em isolamento. Temos que reaprender a conviver! Já pensou nisso?
A seguir, compartilhamos sete dicas que a gente recomenda que sejam aplicadas no seu evento, em diferentes etapas. Confira!
7 dicas de segurança para retomar seu evento presencial
1. Prepare a área de chegada
Se a chegada dos participantes de um evento era uma oportunidade de abrir a experiência com chave de ouro, atualmente esse espaço tem papel essencial no sucesso de uma produção… mas de uma forma diferente.
É essencial evitar aglomerações na entrada. Por conta disso, crie estratégias para realizar uma rápida conferência de ingressos. Evite, ainda, a venda presencial de entradas, mantendo esse processo 100% online sempre que possível.
Caso o espaço permita, tenha mais de um local de entrada. Nesses espaços, disponibilize álcool em gel, tapetes com desinfetantes para os sapatos e pessoas do staff realizando medição de temperatura com termômetro infravermelho.
2. Crie um limite de capacidade de público
As diretrizes por região determinam qual o volume de pessoas permitido por espaço em um evento. Por isso, considere essas orientações ao determinar o limite do seu público. Para definir esse número, tenha em mente ainda o tipo de evento que vai ser realizado. Aqui, não é não. Se o seu limite de público for atingido, seja responsável e anuncie a lotação máxima.
#Dica: Já pensou em realizar um evento híbrido? Assim, é possível oferecer experiências presenciais unidas com uma programação online. Essa é uma ótima saída para diminuir o número de pessoas em um mesmo espaço, sem perder o alcance esperado. Vale a pena conferir um pouco mais sobre o que são eventos híbridos, quais as vantagens e alguns exemplos de sucesso desse formato.
3. Delimite espaços para garantir o distanciamento
O distanciamento entre pessoas é essencial para evitar possíveis contaminações. No caso de eventos em espaços abertos, delimite espaços para pequenos grupos com marcações no chão. Em conferências e palestras, isole cadeiras alternadas que não devem ser usadas. Sinalize, sinalize e sinalize. Parta do pensamento que o seu público não tem a obrigação de saber as regras. Você tem que deixá-las claras. Combinado não sai caro, né?
4. Tenha uma equipe médica preparada na retomada de eventos
Mesmo que os sintomas de COVID-19 não demandem atendimentos de emergência, tenha uma equipe médica no local. Esses profissionais podem contribuir com a medição de temperatura e com uma vigília e avaliação de pessoas com possíveis sintomas.
Tenha também um plano de ação que determine como agir caso seja necessário isolar e transportar participantes ou membros do staff. Considere nesse planejamento ações estruturadas a serem realizadas para evacuar o local em casos extremos.
5. Escala de limpeza de espaços comuns
A limpeza dos espaços comuns e banheiros costuma ser um ponto crítico em eventos de grande porte, influenciando inclusive na avaliação final da experiência. Em tempos de pandemia, esse tópico se torna ainda mais importante.
Realize uma limpeza desinfetante de espaços comuns antes do início do evento. Durante sua realização, crie turnos de limpeza, considerando superfícies de alto contato como maçanetas, puxadores, encostos de cadeiras e mesas.
No caso dos banheiros, o espaço deve ser higienizado ainda mais vezes. Esteja atento às diretrizes de limpeza e desinfecção da sua cidade para determinar como esse trabalho deve ser realizado (e com qual frequência).
6. Prepare espaços próprios para consumo de alimentos e bebidas
Se os banheiros merecem atenção especial, com os locais para consumo de bebidas e comidas não seria diferente. Por isso, determine um espaço no seu evento para esse fim.
Como as pessoas precisarão tirar as máscaras, aumente o máximo possível o distanciamento entre mesas. Também limite o número de pessoas permitidas em cada uma delas.
Em relação à higienização do espaço, crie um mecanismo que indique que a mesa foi usada e está disponibilizada para ser higienizada. Além disso, aumente o número de pessoas disponíveis para esse fim no espaço em horários mais procurados, como almoço e lanches.
7. Uso obrigatório de máscaras na retomada de eventos
Por fim, mas não menos importante, deixe clara a regra de obrigatoriedade do uso da máscara durante todo o tempo de permanência no evento (exceto em mesas onde as pessoas estão se alimentando ou bebendo). Não se esqueça de aplicar essa regra também ao staff e equipe de produção, é essencial dar o exemplo e não dar abertura para possíveis reclamações sobre os cuidados.
Pode parecer um passo simples, mas é essencial para separar um evento seguro de um com alto risco de contaminação.
