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Tudo que você precisa saber para planejar shows e festas

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Para fazer um planejamento de show é preciso muita organização, uma equipe experiente, poder de liderança para estabelecer metas, e principalmente, prestar atenção a detalhes básicos, como leis de regulamentação, local adequado, perfil do público e atrações. Portanto, se você está no meio desse processo e não sabe por onde começar, fique tranquilo! Vamos te ajudar com um manual completo para que seu evento seja um sucesso de público.

Primeiros passos
Para começar o planejamento do show, faça uma lista do que será preciso organizar. Antes de sair contratando equipes e correndo atrás dos fornecedores, é muito importante que o evento esteja planejado e os custos estejam estimados para que tenha em mente o volume de dinheiro que esse espetáculo terá para ser usado. Dito isso, aqui vão algumas dicas para te ajudar a organizar um show, uma festa, ou até um festival.

Como escolher os artistas
Na maioria das vezes a atração musical é a alma do evento de música. Faz sentido, portanto, escolher com atenção quem serão os componentes do seu line-up de acordo com o perfil do público. No pré-evento vale fazer uma pesquisa ou enquete para saber quais atrações seu público quer ver no show. Para te ajudar no planejamento, responda às perguntas:

O artista cobra um cachê compatível com o orçamento do seu projeto? Ele representa uma força de público capaz de fazer com que suas vendas sejam significantes e você consiga ter gente no evento? Ele terá disponibilidade para se apresentar na data do seu evento? Ele possui alguma demanda específica no Rider dele (tipo de equipamento usado, cenografia, som etc)? Ele terá que se deslocar para ir ao seu evento? Virá de outra cidade ou outro país? Será necessário o acompanhamento deste artista durante a ida ao evento?

Leia mais: Um evento de sucesso não é fácil de atingir – saiba se você conseguiu

A Eventbrite acredita que um evento bem-sucedido é aquele que fala a língua do seu público e busca proporcionar uma experiência positiva para os participantes. Afinal, eventos são a maneira mais comum de encontro de pessoas por meio de experiências ao vivo, portanto capriche na proposta de criação de valor do seu evento! O que sua marca tem de diferente? Como ela contribui para a cena do entretenimento? Você iria ao seu próprio evento?

Outra sugestões para escolher o artista do seu show é pesquisar alguns números nas redes sociais. “Procure descobrir quantos fãs o artista tem na região onde ocorrerá o evento. No Spotify, por exemplo, você consegue ver no perfil do artista (no menu “Sobre”), quantos seguidores este artista possui em cada cidade. Veja também o número de seguidores nas redes sociais, o alcance, curtidas das postagens e visualizações em vídeos do YouTube. Se você fizer isso comparando com artistas do mesmo gênero, poderá ter uma boa noção da relevância de público do artista”.

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Contratação de artistas
O processo de contratação de artistas ainda é desconhecido durante o planejamento de show, isso porque costuma ser um processo burocrático que envolve pontos mais detalhados, cláusula e valores. Para facilitar, juntamos alguns pontos os quais julgamos relevantes para que você tenha em mente na hora de assinar o contrato:

“Artistas geralmente cobram menos se contratados com mais antecipação. Portanto se você tiver tempo, busque contratar o artista assim que puder, desta forma você terá melhores condições de parcelamento assim como poderá negociar melhor o cachê”, conta o executivo.

Além do cachê colocado (valor cobrado exclusivamente para o artista se apresentar), há também os custos agregados que, às vezes, podem representar até mais do que o cachê colocado. Portanto, busque entender se o artista precisará se locomover, pois você será responsável pelo pagamento das passagens dele e da equipe dele.

Se precisar de hospedagem, você também será responsável por isso. Veja quais mais são as necessidades do artista para que haja total transparência na hora de estruturar seus custos.

Toda contratação de artista envolve a assinatura de um contrato. Fique atento, portanto, aos prazos de pagamento, às demandas do artista e às obrigações que você tem como contratante.

Definição do local
A definição do local é parte essencial de um planejamento de show e de suma importância para o êxito do seu evento. Aqui também é preciso responder algumas perguntas: Ele comporta a quantidade de pessoas que você quer receber? O valor de locação é compatível com seu orçamento? Ele já possui algum tipo de estrutura como som, bar, banheiros, iluminação, cenografia, camarins, equipe de limpeza e staff ? Ele possui os alvarás e licenças necessárias para realização de eventos? O local é de fácil acesso? Se não, como você poderá ajudar os seus clientes a chegarem no evento? Depois disso, fica fácil acertar os últimos detalhes e escolher o local adequado que inclui segurança, estrutura e conforto para os participantes.

Lista de fornecedores
Esse é outro ponto crucial para o planejamento do show, pois os fornecedores serão os responsáveis por toda a estrutura do show e sem eles nada acontece. Se você já tem alguns contatos no universo da organização de eventos, a dica é pedir indicações de empresas de confiança para evitar surpresas no dia do evento.

Para que seu show saia conforme o planejado, listamos alguns fornecedores mais comuns que provavelmente estarão no seu evento. São eles: serviço de bar, serviço de catering, iluminação/cenografia, staff para operação de porta (bilheteria e check-in), seguranças, Hosts e Hostesses, plataforma para venda online de ingressos, produtores e equipe de limpeza.

Escolha de data
Escolher a data ideal para a realização do evento está entre as etapas do planejamento de show que parece uma coisa simples pode se tornar um pesadelo! Se você quer que seu evento lote é imprescindível escolher um dia em que as pessoas estejam disponíveis. Procure pensar em todas as variáveis ao escolher o dia do evento: Haverá outros eventos na região? São eventos parecidos com o meu? Em que época do ano será o evento? Fará frio? Calor? Terá muita chance de chover no dia? A data está próxima ou em um feriado? As pessoas estarão viajando nesta data?

Leia mais: Você sabe fazer um bom marketing de relacionamento para eventos?

Negociação com órgãos públicos
Separamos uma lista de informações adicionais que fazem parte da organização para você poderá consultar e aprender em maior detalhes sobre a parte burocrática e legal que envolve um evento. Não se esqueça que cada evento possui um tipo de configuração e você terá de considerar apenas alguns dos órgãos, licenças, taxas e impostos listados abaixo. Após as definições iniciais, é hora de correr para que toda a sua documentação esteja pronta dentro dos prazos. Não deixe para a última hora!

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